Condiciones de contratación

4.1 Necesitaremos que usted presente, como identificación formal, el original de (por orden de preferencia):

1. Su pasaporte vigente (o, si no está disponible);
2. Un permiso de conducir vigente del nuevo modelo (con fotografía) o un documento nacional de identidad;

y

una prueba de domicilio (podría ser una factura de suministros, de tarjeta de crédito, del council tax o un extracto bancario en el que conste su domicilio actual y que no tenga más de 3 meses de antigüedad)

Si no está disponible ninguno de los anteriores, al menos dos de los siguientes:

1. Un certificado vigente expedido por un gobierno o por la policía que lleve una fotografía u otro medio formal de identificación;
2. Una factura de suministros, de tarjeta de crédito o un extracto bancario en el que conste su domicilio actual y que no tenga más de 3 meses de antigüedad, o una factura del council tax;

También debe traer cualquier otro medio de identificación al que puedan referirse los documentos que se le envíen como necesario, como un documento de identidad extranjero. También podremos pedirle que presente otras pruebas de identidad, como certificados de matrimonio, etc., y le informaremos de ello si es necesario.

4.2 Para permitirnos prestarle un servicio profesional, eficiente y de alta calidad, le pedimos que usted:

1. proporcione instrucciones claras, completas y oportunas;
2. se asegure de que toda la información que nos facilite sea exacta y completa, y nos informe sin demora de cualquier cambio importante;
3. proporcione todos los documentos y pruebas justificativas que razonablemente necesitemos para llevar a cabo sus instrucciones; y
4. proporcione una prueba satisfactoria de su identidad y, cuando actúe en nombre de una sociedad, una organización u otra persona, una prueba de su facultad para actuar o firmar en nombre de ellos.

4.3 Cualquier retraso en la entrega de la información o la documentación requeridas puede afectar a nuestra capacidad para avanzar o completar su asunto en el plazo previsto.

9.1 Si el asunto es sencillo, procuraremos cobrar unos honorarios fijos que incluyan gastos tales como tasas de legalización, franqueo, honorarios de agentes consulares, gastos de mensajería, gastos de desplazamiento, costes de traducción, etc. No cobramos IVA (VAT).

9.2 En el caso de asuntos más complicados o que requieran más tiempo, los honorarios se calcularán sobre la base de una tarifa por hora de £180, con unos honorarios mínimos de £90, más los gastos. Los honorarios cobrados podrán incluir el tiempo dedicado al asesoramiento preliminar, el tiempo de redacción y preparación, la realización y recepción de llamadas telefónicas, la correspondencia enviada y recibida en todos los formatos, la organización de la legalización y la llevanza de registros.

9.3 Algunos documentos requieren legalización antes de ser aceptados para su uso en la jurisdicción receptora, mediante la obtención de una apostilla a través del Foreign, Commonwealth & Development Office del Reino Unido y, en el caso de algunos países, se requiere una legalización adicional a través de la embajada o el consulado correspondiente.

9.4 Tenga en cuenta que, si tenemos que efectuar pagos en su nombre, como tasas de legalización, honorarios de traductores o intérpretes u otros costes como gastos de desplazamiento, se obtendrá su aprobación al respecto y normalmente usted deberá pagar dichos importes por anticipado.

9.5 El pago puede efectuarse en efectivo, con tarjeta, por transferencia bancaria o en línea. El pago de nuestros honorarios y gastos vence cuando el documento ha sido preparado, documento que podremos retener en espera del pago íntegro.

9.6 Nuestros honorarios serán exigibles respecto del trabajo realizado tras la recepción de sus instrucciones expresas de proceder. Si usted termina o retira sus instrucciones en cualquier momento antes de la finalización del asunto, nos reservamos el derecho a cobrar todos los honorarios razonables por los servicios profesionales prestados hasta la fecha efectiva de terminación, calculados en función del trabajo realizado, junto con todos los gastos, desembolsos y costes de terceros debidamente incurridos o comprometidos en su nombre.

9.7 Para los clientes empresariales, las facturas deben pagarse en un plazo de 15 días a partir de la fecha de la factura. Cuando actuemos para un cliente particular, todos los honorarios y costes asociados deberán pagarse íntegramente antes de que el trabajo se complete.

9.8 Cuando usted nos encargue un asunto, seguirá siendo el principal responsable de nuestros honorarios, cargos, gastos y demás costes, independientemente de cualquier acuerdo o expectativa de que otra persona o entidad se haga cargo de algunos o todos esos importes. Por consiguiente, podremos emitir nuestras facturas directamente a usted, y el pago vencerá de conformidad con estas condiciones de contratación.

9.9 El hecho de que aceptemos el pago de un tercero no creará, por sí solo, una relación contractual entre nosotros y ese tercero, ni nos impondrá ningún deber ni responsabilidad frente a él, salvo que lo acordemos expresamente por escrito.

9.10 Si usted no desea asumir la responsabilidad de nuestros honorarios y costes asociados, el tercero correspondiente deberá darnos instrucciones directamente antes de que comencemos el trabajo. Dicho encargo estará sujeto a que aceptemos sus instrucciones y a que se completen satisfactoriamente todos los requisitos aplicables de identificación, verificación, diligencia debida y demás requisitos regulatorios.

9.11 Cuando queden pendientes honorarios, gastos u otras sumas que se nos deban, podremos tener derecho a conservar la posesión de documentos, bienes u otros efectos de su propiedad hasta que los importes adeudados hayan sido pagados íntegramente. Esto se conoce como derecho de retención (right of lien).

9.12 Cuando se emita una factura a un cliente, una sociedad u otra persona fuera del Reino Unido, todas las sumas que se nos deban deberán pagarse íntegramente. Los pagos deberán efectuarse sin deducción, compensación ni retención alguna por razón de impuestos, derechos o gravámenes similares impuestos en el país desde el que se efectúa el pago. Cuando la legislación aplicable exija dicha deducción o retención, el importe pagadero se incrementará, en la medida permitida por la ley, de modo que recibamos el importe íntegro indicado en nuestra factura.

9.13 En ocasiones surgen cuestiones imprevistas o inusuales durante el desarrollo del asunto que pueden dar lugar a una revisión de nuestra estimación de honorarios. Ejemplos de ello podrían ser los casos en que deban notarizarse documentos adicionales, en que se necesiten traducciones o legalizaciones adicionales para cumplir los requisitos de la jurisdicción receptora, en que los honorarios de terceros se ajusten para reflejar factores externos como la variación del precio del combustible, etc. Le notificaremos cualquier cambio en la estimación de honorarios lo antes posible.

9.14 Estamos autorizados para ejercer en todo el territorio de Inglaterra y Gales. En consecuencia, nuestros servicios profesionales se prestan y se ejecutan dentro de la jurisdicción de Inglaterra y Gales.

10.1 Cuando llevamos a cabo nuestro trabajo para usted, estamos obligados a hacer una anotación en un registro formal, que conservamos como registro permanente. Conservaremos una copia de la documentación notarizada junto con dicho registro. Nuestro despacho está registrado ante la Information Commissioner’s Office. Los datos personales recibidos de los clientes se conservan de forma segura y no puede accederse a ellos desde el exterior. Los datos recogidos como parte de los registros notariales se utilizan únicamente con el fin de cumplir nuestras responsabilidades legales profesionales como Notarios Públicos (Notaries Public). Para conocer todos los detalles de nuestra Política de privacidad y condiciones de tratamiento de datos consulte nuestro sitio web: www.castlewoodnotary.com.

10.2 El suministro de determinados datos personales es obligatorio para que podamos cumplir los requisitos obligatorios de diligencia debida con respecto a los clientes y, en consecuencia, prestar nuestros servicios. Usted garantiza de forma continua que dichos datos personales son exactos, completos y están actualizados. El incumplimiento podrá dar lugar a que los documentos sean rechazados por las autoridades de certificación competentes, sean declarados inválidos en el país de destino o se produzca otra dificultad para completar satisfactoriamente nuestros servicios.

10.3 En relación con los datos personales de los interesados, usted nos garantiza de forma continua que:

1. cuando sea aplicable, usted está autorizado a compartir dichos datos personales con nosotros en relación con nuestros servicios y que, siempre que se haga referencia a otro interesado, usted ha obtenido el consentimiento explícito y demostrable de todos los interesados pertinentes para la inclusión y el uso de cualquier dato personal que les concierna;
2. en la medida en que sea necesario en relación con los servicios, dichos datos personales son exactos, completos y están actualizados; y
3. o bien usted presta su consentimiento explícito y garantiza que cada interesado ha prestado su consentimiento explícito para la transferencia de datos personales a organizaciones extranjeras en relación con los servicios, o bien se ha satisfecho una vía jurídica alternativa para dicha transferencia (como la transferencia necesaria para la celebración o ejecución de un contrato celebrado en interés del interesado).

12.1 Usted podrá terminar sus instrucciones en cualquier momento dándonos un preaviso razonable por escrito. Se cobrarán todos los honorarios y gastos incurridos hasta la fecha de terminación.

12.2 Cuando se aplique el periodo de cancelación por desistimiento del consumidor previsto en los Consumer Contracts Regulations 2013 (normalmente cuando usted sea un consumidor individual y nuestro contrato con usted se haya celebrado en una reunión con usted, después de dicha reunión o mediante una forma de comunicación a distancia), usted dispondrá de un periodo de cancelación de 14 días a partir de la fecha en que firme nuestra carta de encargo o de la fecha en que siga dándonos instrucciones, la que sea anterior.

12.3 Usted podrá cancelar su contrato dentro del periodo de cancelación facilitándonos una declaración clara, y le reembolsaremos todos los pagos recibidos de usted por el mismo método que usted utilizó, sin coste para usted, sin demora indebida y a más tardar 14 días después del día en que nos informe de la cancelación.

12.4 Si usted nos pide que comencemos el trabajo durante el periodo de cancelación, seguirá pudiendo cancelar, pero deberá pagarnos un importe en proporción al trabajo que hayamos realizado, y dicha proporción no le será reembolsada.

15.1 En la medida en que utilicemos cualquier tecnología de toma de decisiones automatizada, incluida la inteligencia artificial, en el curso de nuestros servicios, no nos apoyaremos en ella sin intervención humana.

15.2 Antes de utilizar cualquier tecnología nueva, incluida la inteligencia artificial, llevaremos a cabo una evaluación de riesgos adecuada para garantizar que sus derechos no se vean afectados negativamente por ella.

17.1 Su encargo se realiza con Castlewood Notary Ltd. Usted acepta que cualquier reclamación que surja de los servicios que se le presten, o en relación con ellos, se dirigirá únicamente contra Castlewood Notary Ltd y no personalmente contra ninguno de sus empleados, consultores o administradores. Nada de lo dispuesto en estas condiciones excluye ni limita ninguna responsabilidad que no pueda excluirse ni limitarse legalmente. Nuestra responsabilidad frente a usted respecto de cualquier pérdida que surja de los servicios que prestamos, o en relación con ellos, está limitada en la medida permitida por la ley y con sujeción al límite aplicable de nuestro seguro de responsabilidad civil profesional. Al darnos instrucciones, usted acepta esta limitación de responsabilidad.

17.2 Nuestra responsabilidad se reducirá para reflejar la medida en que cualquier pérdida o daño sea causado por usted, o por cualquier otro profesional o asesor al que usted haya encargado o consultado en relación con el asunto, o al que usted o dicho profesional o asesor haya contribuido. Cuando otro profesional o asesor sea responsable de alguna parte de la pérdida o el daño, nuestra responsabilidad se limitará al importe que razonablemente reflejaría nuestra parte de responsabilidad, como si hubiéramos obtenido con éxito una contribución de esa persona en virtud de la Civil Liability (Contribution) Act 1978. Para determinar dicha parte, no se tendrá en cuenta ninguna limitación de responsabilidad acordada entre usted y esa persona. No obstante, no estaremos obligados a presentar ni a hacer valer ninguna reclamación de contribución contra ella.

17.3 La Sociedad presta sus servicios únicamente en beneficio del cliente para el que haya aceptado actuar en relación con el asunto correspondiente. En la máxima medida permitida por la ley, ni la Sociedad ni sus administradores, accionistas, notarios, agentes o personal aceptan responsabilidad alguna por ninguna pérdida, daño u otra responsabilidad sufridos o incurridos por cualquier tercero que surjan directa o indirectamente de dichos servicios. Ningún tercero tendrá derecho a confiar en ningún asesoramiento, opinión u otro servicio prestado por la Sociedad o en su nombre, ni a hacer valer ninguna cláusula del contrato entre la Sociedad y el cliente. En la máxima medida permitida por la ley, se excluye la aplicación de la Contracts (Rights of Third Parties) Act 1999, así como de cualquier otra legislación que confiera derechos contractuales o similares a terceros.

17.4 En la máxima medida permitida por la ley, ni la Sociedad ni sus administradores, accionistas, notarios, agentes o personal serán responsables de ninguna pérdida, daño, coste o gasto que surjan de lo siguiente o en relación con ello:

1. cualesquiera instrucciones, información o documentación facilitados por el cliente o por cualquier tercero que sean incompletos, inexactos, incorrectos o engañosos;
2. cualquier pérdida o daño indirectos o consecuenciales;
3. cualquier pérdida de beneficios, de negocio, de ingresos, de oportunidades, de datos o de fondo de comercio; o
4. cualquier incumplimiento o retraso en la prestación de los servicios que se derive de circunstancias fuera del control razonable de la Sociedad, incluido cualquier supuesto de fuerza mayor.

Nada de lo dispuesto en esta cláusula excluye ni limita ninguna responsabilidad que no pueda excluirse ni limitarse legalmente.

17.5 No seremos responsables de ninguna falta ni retraso en la prestación de nuestros servicios en la medida en que dicha falta o retraso se derive de circunstancias fuera de nuestro control razonable. Estas podrán incluir, sin limitación, medidas de conflicto laboral (distintas de las que afecten únicamente a nuestro personal), fuerza mayor (acts of God), guerra, disturbios civiles, terrorismo, hurto, daños malintencionados (distintos de los causados por nuestro personal), accidentes, fallos o averías de ordenadores, maquinaria u otros sistemas, condiciones meteorológicas extremas, interrupción de las comunicaciones o de los servicios públicos y cortes del suministro eléctrico. Nada de lo dispuesto en estas condiciones afecta a ningún derecho ni recurso de que usted disponga como consumidor que no pueda excluirse, restringirse ni limitarse legalmente.

17.6 Todas las búsquedas en el registro de sociedades (Register of Companies) o en otros registros o archivos públicos que realice la Sociedad se llevarán a cabo utilizando las fuentes disponibles adecuadas, incluidos los servicios en línea. En la máxima medida permitida por la ley, la Sociedad no será responsable de ninguna pérdida ni daño derivados de ningún error, omisión, inexactitud o información desactualizada que figure en dichos registros, archivos o servicios de terceros, o que se obtenga de ellos.

17.7 Las limitaciones y exclusiones de responsabilidad establecidas en estas condiciones se aplicarán con independencia de cualquier otra cláusula expresa o implícita, acuerdo accesorio, manifestación o garantía, en la máxima medida permitida por la ley.