Política de privacidad

1. La actividad de CASTLEWOOD NOTARY LTD con domicilio en 193-197 High Holborn, London, England, WC1V 7BD (“Empresa”, “nosotros”, “nosotros”, “nuestro”). La Empresa está registrada ante la Information Commissioner’s Office (“ICO”) con el número ZC265571.

2. Si tiene alguna pregunta sobre este aviso de privacidad (“Aviso”), póngase en contacto con nosotros por correo electrónico.

3. La Empresa tratará los datos personales de usted y de terceros, tal como se explica con más detalle a continuación, en el curso de la prestación a usted de servicios notariales y servicios asociados, incluido el acceso a nuestro sitio web y a nuestras funciones en línea (“Servicios”).

4. Le informaremos, mediante publicación en nuestro sitio web o de otro modo, si introducimos cambios en este Aviso de vez en cuando. El hecho de que usted siga utilizando los Servicios después de la notificación de dichos cambios equivaldrá a su reconocimiento del Aviso modificado.

5. TENGA EN CUENTA: Usted deberá indemnizar, y por la presente acepta indemnizar, a la Empresa y a sus sociedades afiliadas, así como a sus directivos, empleados, agentes y subcontratistas (cada uno de ellos, una “Parte indemnizada”) frente a cualesquiera reclamaciones, pérdidas, demandas, acciones, responsabilidades, multas, sanciones, gastos razonables, daños e importes de acuerdos (incluidos los honorarios y costes jurídicos razonables) incurridos por cualquier Parte indemnizada que surjan de cualquier incumplimiento por su parte de las garantías incluidas en los apartados 8 y 9, o en relación con dicho incumplimiento.

6. “Datos personales” significa toda información relativa a una persona física identificada o identificable, conocida como ‘interesado’, que puede ser identificada directa o indirectamente; podrá incluir nombre, dirección, dirección de correo electrónico, número de teléfono, dirección IP, datos de localización, cookies e información similar. También podrá incluir “categorías especiales de datos personales”, como el origen racial o étnico, las opiniones políticas, las convicciones religiosas o filosóficas o la afiliación sindical, así como el tratamiento de datos genéticos, datos biométricos con el fin de identificar de manera única a un interesado, datos relativos a la salud o datos relativos a la vida sexual o a la orientación sexual de una persona física.

7. La Empresa podrá tratar datos personales y categorías especiales de datos personales que usted facilite en relación con los Servicios sobre sí mismo y sobre otros interesados, por ejemplo, personas cuyos datos figuren en cualquier material que usted facilite a la Empresa. La Empresa podrá obtener información sobre usted y sobre otros interesados de prestadores de servicios terceros, como plataformas de diligencia debida. Si usted utiliza nuestros Servicios en línea, la Empresa podrá recoger información sobre sus dispositivos, incluidos datos de navegación (clickstream).

8. El suministro de determinados datos personales es obligatorio para que la Empresa pueda cumplir los requisitos obligatorios de diligencia debida con respecto a los clientes y, en consecuencia, prestar los Servicios. Usted garantiza de forma continua que dichos datos personales son exactos, completos y están actualizados. El incumplimiento podrá dar lugar a que los documentos sean rechazados por las autoridades de certificación competentes, sean declarados inválidos en el país de destino o se produzca otra dificultad para completar satisfactoriamente los Servicios.

9. En relación con los datos personales de los interesados, usted garantiza a la Empresa de forma continua que:

1. cuando sea aplicable, usted está autorizado a compartir dichos datos personales con la Empresa en relación con los Servicios y que, siempre que se haga referencia a otro interesado, usted ha obtenido el consentimiento explícito y demostrable de todos los interesados pertinentes para la inclusión y el uso de cualquier dato personal que les concierna;
2. en la medida en que sea necesario en relación con los Servicios, dichos datos personales son exactos, completos y están actualizados; y
3. o bien usted presta su consentimiento explícito y garantiza que cada interesado ha prestado su consentimiento explícito para la transferencia de datos personales a organizaciones extranjeras en relación con los Servicios, tal como se establece en el apartado 18, o bien se ha satisfecho una vía jurídica alternativa para dicha transferencia (como la transferencia necesaria para la celebración o ejecución de un contrato celebrado en interés del interesado).

10. La Empresa solo tratará datos personales, de conformidad con la legislación aplicable, para los siguientes fines:

1. responder a sus consultas, solicitudes y demás comunicaciones;
2. prestar los Servicios, incluido, cuando sea aplicable, obtener actos de organizaciones extranjeras;
3. permitir que proveedores y prestadores de servicios lleven a cabo determinadas funciones en nombre de la Empresa para prestar los Servicios, incluidos el alojamiento web, el almacenamiento de datos, la verificación de identidad y funciones técnicas, logísticas, de mensajería u otras, según sea aplicable;
4. permitirle utilizar funciones de nuestro sitio web, cuando usted decida hacerlo;
5. enviarle comunicaciones de marketing personalizadas solicitadas por usted, así como mostrar publicidad personalizada en sus dispositivos, en función de sus intereses, de conformidad con nuestra Declaración sobre cookies que figura a continuación. Usted tiene derecho a desactivar las cookies tal como se indica anteriormente o a darse de baja haciendo clic aquí;
6. garantizar la seguridad de la Empresa y prevenir o detectar el fraude;
7. administrar nuestra Empresa, incluida la resolución de reclamaciones, la solución de problemas de nuestro sitio web, el análisis de datos, la prueba de nuevas funciones, la investigación y fines estadísticos y de encuestas;
8. desarrollar y mejorar nuestros Servicios;
9. cumplir la legislación aplicable, incluidos los Notaries Practice Rules, directrices y reglamentos, o en respuesta a una solicitud lícita de un tribunal o de un organismo regulador.

La base jurídica de nuestro tratamiento de datos personales para los fines descritos anteriormente incluirá normalmente:

• el tratamiento necesario para ejecutar un contrato que tengamos con usted o con otros interesados, como el tratamiento para los fines establecidos en los apartados (a), (b), (c) y (d);
• su consentimiento, como el tratamiento para los fines establecidos en el apartado (e);
• el tratamiento necesario para satisfacer nuestros intereses legítimos o los de un tercero, como el tratamiento para los fines establecidos en los apartados (a), (b), (c), (f), (g) y (h), que se lleva a cabo sobre la base de los intereses legítimos de la Empresa de garantizar que los Servicios se presten debidamente, la seguridad de la Empresa y de sus clientes y la correcta administración de la Empresa; y
• el tratamiento necesario para cumplir una obligación legal a la que estamos sujetos, como el tratamiento para los fines establecidos en el apartado (i); y
• cualquier otro fundamento jurídico de tratamiento aplicable de vez en cuando.

¿Qué son exactamente las cookies?

11. Con el fin de recoger la información, incluidos los datos personales, descrita en este Aviso, podremos utilizar cookies y tecnología similar en nuestro sitio web. Una cookie es un pequeño fragmento de información que se envía a su navegador y se almacena en el disco duro de su ordenador, teléfono móvil u otro dispositivo. Usted puede configurar su navegador para que le avise cuando reciba una cookie. Esto le permite decidir si desea aceptarla o no. No obstante, es posible que algunos de los Servicios ofrecidos a través de nuestro sitio web no funcionen correctamente si sus cookies están desactivadas.

12. Las cookies pueden ser cookies de origen o cookies de terceros.

• Cookies de origen: cookies que el sitio web que usted visita instala en su dispositivo.
• Cookies de terceros: cookies instaladas en su dispositivo a través del sitio web, pero por terceros, como Google.

Las cookies instaladas en nuestro sitio web

13. Nuestro sitio web no instala ninguna cookie propia: ninguna cookie de análisis, rendimiento, publicidad o redes sociales. Los enlaces a nuestras páginas de Instagram y YouTube no instalan nada en su dispositivo hasta que usted los abre. Solo se utilizan las siguientes:

• Su elección en materia de cookies. Cuando usted hace clic en Aceptar o en Rechazar en el aviso sobre cookies, su navegador conserva esa elección en su almacenamiento local con el nombre «cw-consent», para que el aviso no vuelva a aparecer en todas las páginas. Es estrictamente necesaria, nunca se nos envía y permanece en su dispositivo hasta que usted borra los datos de su navegador.
• Google Maps. Nuestra página de contacto muestra un mapa de cada una de nuestras oficinas, suministrado por Google. Los mapas solo se cargan con su consentimiento. Una vez cargados, Google podrá instalar cookies en su dispositivo y recibir información como su dirección IP, que utiliza con arreglo a su propia política de privacidad. Son cookies de terceros.
• Protección contra el spam. Nuestro formulario de contacto está protegido por Cloudflare Turnstile, que comprueba señales de su navegador para confirmar que es una persona, y no un programa, quien envía el formulario. Solo trata los datos necesarios para esta comprobación de seguridad y no lee lo que usted escribe en el formulario. Es estrictamente necesaria y no requiere consentimiento.

14. No recibimos ninguna información de las cookies de Google Maps ni combinamos la información de las cookies con información sobre usted procedente de otras fuentes.

Consentimiento de cookies y exclusión voluntaria

15. Cuando usted visita por primera vez nuestro sitio web, un aviso situado en la parte inferior de la página le pregunta si acepta las cookies de Google Maps. Haga clic en Aceptar para permitirlas o en Rechazar para rechazarlas. Hasta que usted acepte, no se instalará ninguna cookie de Google Maps y la página de contacto mostrará un botón Mostrar mapa en lugar de cada mapa; hacer clic en él cuenta como aceptación.

16. Usted puede cambiar su elección en cualquier momento mediante el enlace Configuración de cookies situado en la parte inferior de cada página. Después de que usted retire su consentimiento, los mapas ya no se cargarán; las cookies que Google ya haya instalado permanecerán en su dispositivo hasta que caduquen o usted las elimine en la configuración de su navegador. Para obtener más información, visite www.allaboutcookies.org.

17. Existen circunstancias en las que la Empresa podrá desear divulgar sus datos personales a terceros, o verse obligada a hacerlo. Estos supuestos incluyen la divulgación a:

• nuestras sociedades filiales u oficinas asociadas;
• nuestros proveedores y prestadores de servicios para facilitar la prestación de los Servicios, incluidos mensajeros, traductores, consultores informáticos y agentes de legalización y otros agentes de tramitación, proveedores de alojamiento web, socios de verificación de identidad (para verificar su identidad frente a bases de datos públicas), consultores, por ejemplo con el fin de proteger la seguridad o integridad de nuestro negocio, incluidas nuestras bases de datos y sistemas, y por motivos de continuidad del negocio;
• autoridades públicas para llevar a cabo actos necesarios en relación con los Servicios, como el Foreign Office;
• organizaciones extranjeras para llevar a cabo actos necesarios en relación con los Servicios, como embajadas, consulados y altas comisiones;
• organizaciones profesionales que ejercen determinadas funciones públicas, de gobernanza y de archivo en relación con la profesión notarial, como las Cámaras de Comercio, The Notaries Society y la Faculty Office;
• entidades jurídicas sucesoras o asociadas, con carácter temporal o permanente, a efectos de una empresa conjunta, colaboración, financiación, venta, fusión, reorganización, cambio de forma jurídica, disolución o acontecimiento similar relativo a una Empresa. En caso de fusión o venta, sus datos personales se transferirán permanentemente a una sociedad sucesora;
• autoridades públicas cuando estemos obligados por ley a hacerlo; y
• cualquier otro tercero cuando usted haya prestado su consentimiento.

18. Podremos transferir sus datos personales a un tercero en países distintos de aquel en el que se recogieron originalmente, para su posterior tratamiento de conformidad con los fines indicados anteriormente. En particular, sus datos personales podrán transferirse a organizaciones extranjeras, como embajadas extranjeras situadas en el Reino Unido o en el extranjero. Dichas organizaciones tratarán los datos personales de conformidad con las leyes a las que estén sujetas y con los tratados internacionales sobre los que la Empresa no tiene ningún control.

19. Si la Empresa transfiere datos personales a organizaciones privadas en el extranjero, como subcontratistas, garantizará, tal como exige la legislación aplicable, que sus derechos en materia de privacidad estén adecuadamente protegidos mediante medios técnicos, organizativos, contractuales u otros medios lícitos apropiados. En tales circunstancias, podrá ponerse en contacto con nosotros para obtener una copia de dichas garantías.

20. Sus datos personales se conservarán durante el tiempo que sea razonablemente necesario para los fines indicados anteriormente o según lo exija la ley. Por ejemplo, los Notaries Practice Rules exigen que los actos notariales en forma pública se conserven permanentemente. Los registros de los actos que no estén en forma pública deberán conservarse durante un periodo mínimo de 12 años. Póngase en contacto con nosotros para obtener más detalles sobre los periodos de conservación aplicables. Por motivos de seguridad y comodidad, los datos personales podrán almacenarse en instalaciones remotas de datos, pero de forma cifrada. Además, los registros de comunicaciones y las copias de los documentos de identidad, de las pruebas de domicilio y de otros documentos necesarios a efectos del cumplimiento de las normas y reglamentos aplicables podrán conservarse permanentemente.

21. Podremos conservar una forma anonimizada de sus datos personales, que ya no hará referencia a usted, con fines estadísticos sin límite de tiempo, en la medida en que tengamos un interés legítimo y lícito en hacerlo.

22. La Empresa aplicará medidas de seguridad técnicas y organizativas con el fin de impedir el acceso no autorizado a sus datos personales.

23. No obstante, tenga en cuenta que la transmisión de información a través de internet nunca es completamente segura. Aunque podemos hacer todo lo posible para mantener seguros nuestros propios sistemas, no tenemos un control total sobre todos los procesos implicados, por ejemplo, en el uso que usted hace de nuestro sitio web o en el envío de material confidencial por correo electrónico, por lo que no podemos garantizar la seguridad de la información que nos transmita a través de la web.

24. Los interesados tienen numerosos derechos en relación con sus datos personales. Para obtener más información sobre sus derechos en materia de protección de datos, visite el sitio web de la ICO.

• Derecho a formular una solicitud de acceso del interesado (SAR). Los interesados podrán solicitar por escrito copias de sus datos personales. No obstante, el cumplimiento de dichas solicitudes está sujeto a determinadas limitaciones y exenciones, así como a los derechos de otros interesados. Cada solicitud deberá dejar claro que se trata de una SAR. También podrá exigírsele que presente una prueba de su identidad y, cuando sea aplicable, un pago.
• Derecho de rectificación. Los interesados podrán solicitar que rectifiquemos cualquier dato personal inexacto o incompleto.
• Derecho a retirar el consentimiento. Los interesados podrán retirar en cualquier momento su consentimiento al tratamiento de sus datos personales llevado a cabo por la Empresa sobre la base de un consentimiento previo. Dicha retirada no afectará a la licitud del tratamiento basado en el consentimiento previo.
• Derecho de oposición al tratamiento, incluidos el tratamiento automatizado y la elaboración de perfiles. La Empresa no adopta decisiones automatizadas. Podrá llevarse a cabo la elaboración de perfiles con fines de administración de la Empresa, como el seguimiento de las tendencias de visitas de los usuarios a nuestro sitio web, y con el fin de mostrar publicidad dirigida. La Empresa podrá utilizar plataformas de diligencia debida de terceros que facilitan recomendaciones sobre los interesados por medios automatizados. Atenderemos cualquier oposición de un interesado al tratamiento, salvo que tengamos un motivo legítimo imperioso y prevalente para el tratamiento, que el tratamiento tenga por objeto la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones judiciales, o que tengamos otro motivo lícito para rechazar dicha solicitud. Atenderemos cada solicitud válida de exclusión en relación con las comunicaciones de marketing.
• Derecho de supresión. Los interesados podrán solicitar que suprimamos sus datos personales. Lo haremos, salvo que exista un motivo lícito para no hacerlo. Por ejemplo, podrá existir un motivo legítimo prevalente para conservar los datos personales, como nuestras obligaciones de archivo que debemos cumplir.
• Limitación. Los interesados podrán solicitar que limitemos el tratamiento de sus datos personales en diversas circunstancias. Lo haremos, salvo que exista un motivo lícito para no hacerlo, como una obligación legal de seguir tratando sus datos personales de una determinada manera.
• Derecho a la portabilidad de los datos. En determinadas circunstancias, los interesados podrán solicitar al responsable del tratamiento que les facilite una copia de sus datos personales en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica, y que la transfiera a otro proveedor de servicios iguales o similares. En la medida en que dicho derecho sea aplicable a los Servicios, atenderemos dicha solicitud de transferencia. Tenga en cuenta que la transferencia a otro proveedor no implica la supresión de los datos personales del interesado, que aún podrán ser necesarios para fines legítimos y lícitos.
• Derecho a presentar una reclamación ante la autoridad de control. Sugerimos a los interesados que se pongan en contacto con nosotros en relación con cualquier pregunta o reclamación sobre cómo tratamos los datos personales. No obstante, con sujeción al Procedimiento de reclamaciones que figura a continuación, cada interesado tiene derecho a ponerse directamente en contacto con la autoridad de control del Reino Unido o con otra autoridad de control competente.

25. Procedimiento de reclamaciones

• Nos comprometemos a proteger los datos personales. Nos tomamos en serio todas las reclamaciones relativas al tratamiento de datos personales. Esta política establece nuestro procedimiento para la gestión de reclamaciones.
• Una reclamación es cualquier expresión de insatisfacción relativa al modo en que hemos tratado datos personales, incluidos el tratamiento inseguro de datos, el incumplimiento de los derechos en materia de protección de datos (por ejemplo, solicitudes de acceso de los interesados) o el tratamiento desleal o ilícito.
• Las personas pueden presentar una reclamación enviando un correo electrónico a anna.wood@castlewoodnotary.com. Incluya: su nombre, sus datos de contacto y todos los detalles de la reclamación.
• Acusaremos recibo de su reclamación en un plazo de 30 días. Nosotros investigaremos la reclamación. Se facilitará una respuesta sustantiva sin demora indebida.
• Conservaremos registros de todas las reclamaciones en materia de protección de datos, incluida la naturaleza de la reclamación y las medidas adoptadas, para contribuir a mejorar nuestros servicios.
• Si no está satisfecho con nuestra respuesta, tiene derecho a reclamar directamente ante la Information Commissioner’s Office (ICO), la autoridad de control del Reino Unido: Information Commissioner's Office, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF.