Nous proposons des rendez-vous pendant les heures d’ouverture et, à titre exceptionnel, en dehors de ces horaires. Nous pouvons également nous déplacer à domicile ou dans les locaux de nos clients professionnels. Tout rendez-vous en dehors du cabinet entraîne des frais supplémentaires couvrant le temps et les frais de déplacement. Il peut arriver que nous ne puissions pas vous recevoir dans le délai souhaité ou que nous ne soyons pas en mesure d’intervenir pour vous. Dans les deux cas, nous vous en informerons dès que possible et, lorsque cela est approprié, vous communiquerons des informations pour trouver un autre notaire.
Le notaire doit normalement être présent lors de l’apposition de votre signature.
Ne signez pas le document avant votre rendez-vous avec nous.
03 Documents à transmettre à l’avance
Pour gagner du temps, limiter les frais et éviter les erreurs, merci de nous transmettre le plus tôt possible avant le rendez-vous les originaux ou des photocopies des éléments suivants :
- Les documents à certifier ;
- Toute lettre ou autre instruction que vous avez reçue concernant les démarches à effectuer sur ces documents ;
- Vos justificatifs d’identité.
04 Justificatifs des noms et changements de nom
Si le nom figurant sur le document diffère de celui que vous utilisez actuellement, ou si son orthographe a varié au fil des années, veuillez nous remettre, selon le cas, les actes de naissance, de mariage, le jugement de divorce ou l’acte de changement de nom faisant apparaître tous les noms que vous utilisez. En cas de changement de nom, nous devons consulter une copie du Deed Poll ou de la déclaration solennelle ayant constaté ce changement.
05 Lutte contre le blanchiment de capitaux et vérification de l’identité
En tant que cabinet notarial, nous sommes tenus, dans les cas appropriés, d’effectuer des vérifications pour respecter les obligations de lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme.
Vous devrez normalement fournir des justificatifs satisfaisants de votre identité et de votre domicile. Selon la nature du dossier, nous pouvons également demander des informations ou documents complémentaires sur les bénéficiaires effectifs, l’objet de l’opération et l’origine des fonds ou du patrimoine.
Nous pouvons effectuer des vérifications électroniques d’identité lorsque cela est approprié. Des informations ou documents supplémentaires peuvent être nécessaires avant que nous puissions poursuivre le traitement de votre dossier.
Nous vous demanderons de présenter les originaux des pièces d’identité suivantes, par ordre de préférence :
- Votre passeport en cours de validité ou, à défaut ;
- Un permis de conduire en cours de validité avec photo ou une carte nationale d’identité ;
- OU, si aucune de ces pièces n’est disponible, un certificat en cours de validité délivré par une autorité publique ou la police, avec photographie, ou un autre justificatif officiel d’identité ;
ET
- Une facture de services courants, un relevé de carte de crédit, un relevé bancaire ou un avis de council tax indiquant votre adresse actuelle et datant de moins de 3 mois.
Vous devez également apporter toute autre pièce d’identité exigée dans les documents qui vous ont été transmis, par exemple une carte d’identité étrangère. Nous pouvons demander des justificatifs complémentaires d’identité ou de situation personnelle, tels qu’un acte de mariage ou d’autres pièces justificatives. Nous vous en informerons à l’avance si cela est nécessaire.
06 Les principales étapes
Chaque dossier notarial est différent. Les exigences et les délais varient considérablement selon que le client est un particulier ou une société et, en particulier, selon les délais de traitement des tiers : Foreign, Commonwealth & Development Office, agents de légalisation, agences de traduction, coursiers, etc.
Les principales étapes peuvent notamment comprendre :
- 01
La réception et l’examen des documents à certifier et des instructions que vous avez reçues ;
- 02
Les échanges avec vos conseils juridiques ou d’autres organismes pour obtenir les pièces nécessaires au traitement du document (informations de Companies House ou de registres étrangers, procurations, etc.) ;
- 03
La vérification de l’identité, de la capacité et des pouvoirs de la personne qui doit signer ;
- 04
Pour un document à certifier, la vérification de son authenticité auprès de l’organisme émetteur. Pour les diplômes et titres universitaires, cette vérification est effectuée auprès des établissements concernés ;
- 05
Un rendez-vous avec le signataire pour vérifier son identité, s’assurer qu’il comprend ce qu’il signe et qu’il agit librement, et veiller à la bonne exécution du document ;
- 06
La rédaction et l’apposition ou l’annexion d’un certificat notarial au document ;
- 07
L’organisation de la légalisation, le cas échéant ;
- 08
La conservation de copies de tous les documents certifiés, conformément aux Notaries Practice Rules 2019.