Politique de confidentialité

1. L’activité de CASTLEWOOD NOTARY LTD sise au 193-197 High Holborn, London, England, WC1V 7BD (“Entreprise”, “nous”, “nous”, “notre”). L’Entreprise est enregistrée auprès de l’Information Commissioner’s Office (“ICO”) sous le numéro ZC265571.

2. Si vous avez des questions au sujet du présent avis de confidentialité (“Avis”), veuillez nous contacter par courrier électronique.

3. L’Entreprise traitera vos données personnelles et celles de tiers, comme expliqué plus en détail ci-dessous, dans le cadre de la fourniture de services notariaux et de services associés, y compris l’accès à notre site web et à nos fonctionnalités en ligne (“Services”).

4. Nous vous informerons, par une publication sur notre site web ou autrement, si nous apportons des modifications au présent Avis de temps à autre. Le fait que vous continuiez à utiliser les Services après notification de ces modifications vaudra prise de connaissance de l’Avis modifié de votre part.

5. VEUILLEZ NOTER : Vous devez indemniser, et vous acceptez par les présentes d’indemniser, l’Entreprise et ses sociétés affiliées, ainsi que leurs dirigeants, salariés, agents et sous-traitants (chacun, une “Partie indemnisée”), contre toutes réclamations, pertes, demandes, actions, responsabilités, amendes, pénalités, frais raisonnables, dommages et montants de règlement (y compris les honoraires et frais juridiques raisonnables) encourus par une Partie indemnisée et découlant d’un manquement de votre part aux garanties figurant aux paragraphes 8 et 9, ou en lien avec un tel manquement.

6. “Données personnelles” désigne toute information relative à une personne physique identifiée ou identifiable, appelée ‘personne concernée’, qui peut être identifiée directement ou indirectement ; il peut s’agir du nom, de l’adresse, de l’adresse électronique, du numéro de téléphone, de l’adresse IP, des données de localisation, des cookies et d’informations similaires. Il peut également s’agir de “catégories particulières de données personnelles” telles que l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l’appartenance syndicale, ainsi que du traitement de données génétiques, de données biométriques aux fins d’identifier une personne concernée de manière unique, de données concernant la santé ou de données concernant la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle d’une personne physique.

7. L’Entreprise peut traiter des données personnelles et des catégories particulières de données personnelles que vous fournissez dans le cadre des Services, vous concernant ainsi que d’autres personnes concernées, par exemple des personnes dont les coordonnées figurent dans des documents que vous fournissez à l’Entreprise. L’Entreprise peut obtenir des informations vous concernant, ainsi que d’autres personnes concernées, auprès de prestataires de services tiers, tels que des plateformes de vérification (due diligence). Si vous utilisez nos Services en ligne, l’Entreprise peut collecter des informations sur vos appareils, y compris des données de parcours de navigation (clickstream).

8. La fourniture de certaines données personnelles est obligatoire afin de permettre à l’Entreprise de respecter les exigences obligatoires de diligence raisonnable à l’égard des clients et, en conséquence, de fournir les Services. Vous garantissez de façon continue que ces données personnelles sont exactes, complètes et à jour. Le non-respect de cette obligation peut entraîner le rejet des documents par les autorités de certification compétentes, leur invalidité dans le pays de destination ou d’autres difficultés empêchant l’accomplissement satisfaisant des Services.

9. En ce qui concerne les données personnelles des personnes concernées, vous garantissez à l’Entreprise, de façon continue, que :

1. le cas échéant, vous êtes autorisé à communiquer ces données personnelles à l’Entreprise dans le cadre des Services et que, chaque fois qu’une autre personne concernée est mentionnée, vous avez obtenu le consentement explicite et démontrable de toutes les personnes concernées pertinentes quant à l’inclusion et à l’utilisation de toutes données personnelles les concernant ;
2. dans la mesure où cela est requis dans le cadre des Services, ces données personnelles sont exactes, complètes et à jour ; et
3. soit vous donnez votre consentement explicite et garantissez que chaque personne concernée a donné son consentement explicite au transfert de données personnelles à des organisations étrangères dans le cadre des Services, comme énoncé au paragraphe 18, soit une autre voie juridique permettant un tel transfert (telle qu’un transfert nécessaire à la conclusion ou à l’exécution d’un contrat conclu dans l’intérêt de la personne concernée) a été satisfaite.

10. L’Entreprise ne traitera des données personnelles, conformément au droit applicable, qu’aux fins suivantes :

1. répondre à vos questions, demandes et autres communications ;
2. fournir les Services, y compris, le cas échéant, obtenir des actes auprès d’organisations étrangères ;
3. permettre à des fournisseurs et à des prestataires de services d’exercer certaines fonctions pour le compte de l’Entreprise afin de fournir les Services, y compris l’hébergement web, le stockage de données, la vérification d’identité, ainsi que des fonctions techniques, logistiques, de coursier ou autres, selon le cas ;
4. vous permettre d’utiliser des fonctionnalités de notre site web, lorsque vous choisissez de le faire ;
5. vous envoyer des communications marketing personnalisées demandées par vous, ainsi que diffuser de la publicité personnalisée sur vos appareils, en fonction de vos centres d’intérêt, conformément à notre Déclaration relative aux cookies ci-dessous. Vous avez le droit de désactiver les cookies comme indiqué ci-dessus ou de vous désinscrire en cliquant ici;
6. assurer la sécurité de l’Entreprise et prévenir ou détecter la fraude;
7. administrer notre Entreprise, y compris le traitement des réclamations, la résolution des problèmes de notre site web, l’analyse de données, le test de nouvelles fonctionnalités, la recherche, ainsi qu’à des fins statistiques et d’enquête ;
8. développer et améliorer nos Services;
9. respecter le droit applicable, y compris les Notaries Practice Rules, les directives et les réglementations, ou en réponse à une demande légale émanant d’un tribunal ou d’un organisme de réglementation.

Le fondement juridique de notre traitement de données personnelles aux fins décrites ci-dessus comprendra généralement :

• le traitement nécessaire à l’exécution d’un contrat que nous avons conclu avec vous ou avec d’autres personnes concernées, tel que le traitement aux fins énoncées aux paragraphes (a), (b), (c) et (d) ;
• votre consentement, tel que le traitement aux fins énoncées au paragraphe (e) ;
• le traitement nécessaire à nos intérêts légitimes, ou à ceux d’un tiers, tel que le traitement aux fins énoncées aux paragraphes (a), (b), (c), (f), (g) et (h), qui est effectué sur le fondement des intérêts légitimes de l’Entreprise visant à garantir que les Services sont correctement fournis, la sécurité de l’Entreprise et de ses clients, ainsi que la bonne administration de l’Entreprise ; et
• le traitement nécessaire au respect d’une obligation légale à laquelle nous sommes soumis, tel que le traitement aux fins énoncées au paragraphe (i) ; et
• tout autre fondement juridique de traitement applicable de temps à autre.

Que sont exactement les cookies ?

11. Afin de collecter les informations, y compris les données personnelles, décrites dans le présent Avis, nous pouvons utiliser des cookies et des technologies similaires sur notre site web. Un cookie est un petit élément d’information qui est envoyé à votre navigateur et stocké sur le disque dur de votre ordinateur, sur votre téléphone mobile ou sur un autre appareil. Vous pouvez configurer votre navigateur pour qu’il vous avertisse lorsque vous recevez un cookie. Cela vous permet de décider si vous souhaitez l’accepter ou non. Toutefois, certains des Services proposés sur notre site web peuvent ne pas fonctionner correctement si vos cookies sont désactivés.

12. Les cookies peuvent être des cookies de première partie ou des cookies de tiers.

• Cookies de première partie – cookies que le site web que vous visitez dépose sur votre appareil.
• Cookies de tiers – cookies déposés sur votre appareil par l’intermédiaire du site web, mais par des tiers tels que Google.

Les cookies déposés sur notre site web

13. Notre site web ne dépose aucun cookie qui lui soit propre : aucun cookie d’analyse, de performance, de publicité ou de réseaux sociaux. Les liens vers nos pages Instagram et YouTube ne déposent rien sur votre appareil tant que vous ne les ouvrez pas. Seuls les éléments suivants sont utilisés :

• Votre choix en matière de cookies. Lorsque vous cliquez sur Accepter ou Refuser dans l’avis relatif aux cookies, votre navigateur conserve ce choix dans son stockage local sous le nom « cw-consent », de sorte que l’avis ne réapparaît pas sur chaque page. Il est strictement nécessaire, il ne nous est jamais envoyé et il reste sur votre appareil jusqu’à ce que vous effaciez les données de votre navigateur.
• Google Maps. Notre page de contact affiche une carte de chacun de nos bureaux, fournie par Google. Les cartes ne se chargent qu’avec votre consentement. Une fois chargées, Google peut déposer des cookies sur votre appareil et recevoir des informations telles que votre adresse IP, qu’il utilise conformément à sa propre politique de confidentialité. Il s’agit de cookies de tiers.
• Protection contre le spam. Notre formulaire de contact est protégé par Cloudflare Turnstile, qui vérifie les signaux émis par votre navigateur pour confirmer que c’est une personne, et non un programme, qui envoie le formulaire. Il ne traite que les données nécessaires à cette vérification de sécurité et ne lit pas ce que vous écrivez dans le formulaire. Il est strictement nécessaire et ne requiert aucun consentement.

14. Nous ne recevons aucune information des cookies de Google Maps et nous ne combinons pas les informations issues des cookies avec des informations vous concernant provenant d’autres sources.

Consentement aux cookies et refus

15. Lors de votre première visite sur notre site web, un avis situé au bas de la page vous demande si vous acceptez les cookies de Google Maps. Cliquez sur Accepter pour les autoriser ou sur Refuser pour les refuser. Tant que vous n’acceptez pas, aucun cookie de Google Maps n’est déposé et la page de contact affiche un bouton Afficher la carte à la place de chaque carte ; le fait de cliquer dessus vaut acceptation.

16. Vous pouvez modifier votre choix à tout moment à l’aide du lien Paramètres des cookies situé au bas de chaque page. Après le retrait de votre consentement, les cartes ne se chargent plus ; les cookies que Google a déjà déposés restent sur votre appareil jusqu’à leur expiration ou jusqu’à ce que vous les supprimiez dans les paramètres de votre navigateur. Pour plus d’informations, veuillez consulter www.allaboutcookies.org.

17. Il existe des circonstances dans lesquelles l’Entreprise peut souhaiter divulguer vos données personnelles à des tiers, ou être contrainte de le faire. Ces cas de figure comprennent la divulgation à :

• nos filiales ou bureaux associés;
• nos fournisseurs et prestataires de services afin de faciliter la fourniture des Services, y compris des coursiers, des traducteurs, des consultants informatiques et des agents de légalisation et autres agents de traitement, des hébergeurs web, des partenaires de vérification d’identité (afin de vérifier votre identité par rapport à des bases de données publiques), des consultants, par exemple afin de protéger la sécurité ou l’intégrité de notre entreprise, y compris nos bases de données et nos systèmes, et pour des raisons de continuité d’activité ;
• autorités publiques afin d’accomplir des actes nécessaires dans le cadre des Services, tels que le Foreign Office ;
• organisations étrangères afin d’accomplir des actes nécessaires dans le cadre des Services, tels que les ambassades, les consulats et les hauts-commissariats ;
• organisations professionnelles exerçant certaines fonctions publiques, de gouvernance et d’archivage en rapport avec la profession notariale, telles que les chambres de commerce, The Notaries Society et le Faculty Office ;
• entités juridiques successeurs ou partenaires, à titre temporaire ou permanent, aux fins d’une coentreprise, d’une collaboration, d’un financement, d’une vente, d’une fusion, d’une réorganisation, d’un changement de forme juridique, d’une dissolution ou d’un événement similaire relatif à une Entreprise. En cas de fusion ou de vente, vos données personnelles seront transférées de manière permanente à une société successeur ;
• autorités publiques lorsque nous y sommes tenus par la loi ; et
• tout autre tiers lorsque vous avez donné votre consentement.

18. Nous pouvons transférer vos données personnelles à un tiers situé dans des pays autres que celui dans lequel elles ont été collectées à l’origine, en vue d’un traitement ultérieur conformément aux finalités énoncées ci-dessus. En particulier, vos données personnelles peuvent être transférées à des organisations étrangères telles que des ambassades étrangères situées au Royaume-Uni ou à l’étranger. Ces organisations traiteront les données personnelles conformément aux lois auxquelles elles sont soumises et aux traités internationaux sur lesquels l’Entreprise n’a aucun contrôle.

19. Si l’Entreprise transfère des données personnelles à des organisations privées situées à l’étranger, telles que des sous-traitants, elle veillera, comme l’exige le droit applicable, à ce que vos droits en matière de vie privée soient protégés de manière adéquate par des moyens techniques, organisationnels, contractuels ou autres moyens légaux appropriés. Dans ces circonstances, vous pouvez nous contacter pour obtenir une copie de ces garanties.

20. Vos données personnelles seront conservées aussi longtemps que cela est raisonnablement nécessaire aux fins énumérées ci-dessus ou comme l’exige la loi. Par exemple, les Notaries Practice Rules exigent que les actes notariaux en la forme publique soient conservés de manière permanente. Les archives des actes qui ne sont pas en la forme publique doivent être conservées pendant une période minimale de 12 ans. Veuillez nous contacter pour plus de détails sur les délais de conservation applicables. Pour des raisons de sécurité et de commodité, les données personnelles peuvent être stockées dans des installations de données distantes, mais sous une forme chiffrée. En outre, les archives de communications et les copies des pièces d’identité, des justificatifs de domicile et d’autres documents requis aux fins du respect des règles et réglementations applicables peuvent être conservées de manière permanente.

21. Nous pouvons conserver une forme anonymisée de vos données personnelles, qui ne fera plus référence à vous, à des fins statistiques sans limitation de durée, dans la mesure où nous avons un intérêt légitime et légal à le faire.

22. L’Entreprise mettra en œuvre des mesures de sécurité techniques et organisationnelles afin d’empêcher tout accès non autorisé à vos données personnelles.

23. Toutefois, veuillez noter que la transmission d’informations par internet n’est jamais totalement sécurisée. Bien que nous puissions faire de notre mieux pour assurer la sécurité de nos propres systèmes, nous n’avons pas un contrôle total sur l’ensemble des processus impliqués, par exemple, dans votre utilisation de notre site web ou dans l’envoi de documents confidentiels par courrier électronique, et nous ne pouvons donc pas garantir la sécurité des informations que vous nous transmettez sur le web.

24. Les personnes concernées disposent de nombreux droits en ce qui concerne leurs données personnelles. Pour plus d’informations sur vos droits en matière de protection des données, veuillez consulter le site web de l’ICO.

• Droit de présenter une demande d’accès (SAR). Les personnes concernées peuvent demander par écrit des copies de leurs données personnelles. Toutefois, le respect de ces demandes est soumis à certaines limitations et exemptions, ainsi qu’aux droits d’autres personnes concernées. Chaque demande doit indiquer clairement qu’il s’agit d’une demande d’accès (SAR). Vous pouvez également être tenu de fournir une preuve de votre identité et, le cas échéant, un paiement.
• Droit de rectification. Les personnes concernées peuvent nous demander de rectifier toutes données personnelles inexactes ou incomplètes.
• Droit de retirer son consentement. Les personnes concernées peuvent retirer à tout moment leur consentement au traitement de leurs données personnelles effectué par l’Entreprise sur le fondement d’un consentement antérieur. Ce retrait n’affectera pas la licéité du traitement effectué sur le fondement du consentement antérieur.
• Droit de s’opposer au traitement, y compris au traitement automatisé et au profilage. L’Entreprise ne prend pas de décisions automatisées. Un profilage peut être effectué à des fins d’administration de l’Entreprise, telles que le suivi des tendances des visites des utilisateurs sur notre site web, et afin de diffuser des publicités ciblées. L’Entreprise peut utiliser des plateformes tierces de diligence raisonnable qui fournissent des recommandations au sujet des personnes concernées par des moyens automatisés. Nous donnerons suite à l’opposition d’une personne concernée au traitement, sauf si nous disposons d’un motif légitime impérieux et prépondérant justifiant le traitement, si le traitement est effectué aux fins de la constatation, de l’exercice ou de la défense de droits en justice, ou si nous avons un autre motif légal de refuser une telle demande. Nous donnerons suite à chaque demande valide de désinscription relative aux communications marketing.
• Droit à l’effacement. Les personnes concernées peuvent nous demander d’effacer leurs données personnelles. Nous y donnerons suite, sauf s’il existe un motif légal de ne pas le faire. Par exemple, il peut exister un motif légitime prépondérant justifiant la conservation des données personnelles, tel que nos obligations d’archivage que nous devons respecter.
• Limitation. Les personnes concernées peuvent nous demander de limiter notre traitement de leurs données personnelles dans diverses circonstances. Nous y donnerons suite, sauf s’il existe un motif légal de ne pas le faire, tel qu’une obligation légale de continuer à traiter vos données personnelles d’une certaine manière.
• Droit à la portabilité des données. Dans certaines circonstances, les personnes concernées peuvent demander au responsable du traitement de leur fournir une copie de leurs données personnelles dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et de la faire transférer à un autre prestataire de services identiques ou similaires. Dans la mesure où ce droit s’applique aux Services, nous donnerons suite à une telle demande de transfert. Veuillez noter qu’un transfert à un autre prestataire n’implique pas l’effacement des données personnelles de la personne concernée, lesquelles peuvent encore être requises à des fins légitimes et légales.
• Droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle. Nous suggérons aux personnes concernées de nous contacter au sujet de toutes questions ou réclamations relatives à la manière dont nous traitons les données personnelles. Toutefois, sous réserve de la Procédure de réclamation ci-dessous, chaque personne concernée a le droit de contacter directement l’autorité de contrôle du Royaume-Uni ou une autre autorité de contrôle compétente.

25. Procédure de réclamation

• Nous nous engageons à protéger les données personnelles. Nous prenons au sérieux toutes les réclamations concernant le traitement des données personnelles. La présente politique énonce notre procédure de gestion des réclamations.
• Une réclamation est toute expression d’insatisfaction concernant la manière dont nous avons traité des données personnelles, y compris un traitement des données non sécurisé, le non-respect des droits en matière de protection des données (par exemple les demandes d’accès des personnes concernées) ou un traitement déloyal ou illégal.
• Les particuliers peuvent déposer une réclamation en envoyant un courrier électronique à anna.wood@castlewoodnotary.com. Veuillez indiquer : votre nom, vos coordonnées et tous les détails de la réclamation.
• Nous accuserons réception de votre réclamation dans un délai de 30 jours. La réclamation fera l’objet d’une enquête de notre part. Une réponse sur le fond sera fournie sans retard injustifié.
• Nous conserverons un registre de toutes les réclamations relatives à la protection des données, y compris la nature de la réclamation et les mesures prises, afin de contribuer à améliorer nos services.
• Si vous n’êtes pas satisfait de notre réponse, vous avez le droit de déposer une réclamation directement auprès de l’Information Commissioner’s Office (ICO), l’autorité de contrôle du Royaume-Uni : Information Commissioner's Office, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF.