Политика конфиденциальности

1. Настоящая Политика относится к деятельности компании CASTLEWOOD NOTARY LTD, зарегистрированной по адресу 193-197 High Holborn, London, England, WC1V 7BD (далее — «Компания», «мы», «нас», «наш»). Компания зарегистрирована в Управлении комиссара по информации Великобритании (Information Commissioner’s Office, «ICO») под регистрационным номером ZC265571.

2. При возникновении вопросов относительно настоящей Политики конфиденциальности (далее — «Политика») Вы можете обратиться к нам по электронной почте.

3. При оказании Вам нотариальных и сопутствующих услуг, включая предоставление доступа к нашему веб-сайту и его онлайн-функциям (далее — «Услуги»), Компания осуществляет обработку Ваших персональных данных, а также персональных данных третьих лиц в порядке, изложенном ниже.

4. В случае внесения изменений в настоящую Политику мы известим Вас посредством публикации на нашем веб-сайте либо иным способом. Продолжение использования Вами Услуг после такого извещения означает признание Вами Политики в изменённой редакции.

5. ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ: Вы обязуетесь и настоящим соглашаетесь оградить Компанию, её аффилированных лиц, а также их должностных лиц, работников, представителей и субподрядчиков (каждое из указанных лиц — «Лицо, имеющее право на возмещение») от любых претензий, убытков, требований, исков, обязательств, штрафов, санкций, обоснованных расходов, ущерба и сумм, выплаченных в рамках урегулирования споров (включая обоснованные расходы на юридическую помощь и судебные издержки), понесённых соответствующим Лицом, имеющим право на возмещение, вследствие нарушения Вами заверений и гарантий, предусмотренных пунктами 8 и 9, либо в связи с таким нарушением.

6. «Персональные данные» — любая информация, относящаяся к физическому лицу, личность которого установлена либо может быть установлена прямо или косвенно (далее — «субъект данных»). К такой информации могут относиться имя, адрес, адрес электронной почты, номер телефона, IP-адрес, сведения о местоположении, файлы cookie и аналогичные данные. К «специальным категориям персональных данных» относятся, в частности, сведения о расовом или этническом происхождении, политических взглядах, религиозных или философских убеждениях, членстве в профессиональных союзах, генетические данные, биометрические данные, обрабатываемые для однозначной идентификации физического лица, данные о здоровье, половой жизни или сексуальной ориентации.

7. Компания вправе обрабатывать предоставленные Вами в связи с оказанием Услуг персональные данные, включая специальные категории персональных данных, относящиеся как к Вам, так и к другим субъектам данных, в частности лицам, сведения о которых содержатся в переданных Вами документах и материалах. Компания также может получать сведения о Вас и иных субъектах данных от сторонних поставщиков услуг, включая электронные системы проверки благонадёжности (due diligence). При использовании Вами онлайн-сервисов Компания может собирать информацию о Ваших устройствах, включая данные о последовательности переходов между страницами (clickstream).

8. Предоставление определённых персональных данных является обязательным условием соблюдения Компанией установленных требований по проверке клиентов (client due diligence), а следовательно, и оказания Услуг. Вы постоянно заверяете и гарантируете, что предоставленные сведения являются достоверными, полными и актуальными. Нарушение этого требования может повлечь отказ соответствующих удостоверяющих органов в принятии документов, признание документов недействительными в государстве их предполагаемого использования либо иные препятствия для надлежащего завершения оказания Услуг.

9. В отношении персональных данных других субъектов данных Вы на постоянной основе заверяете и гарантируете Компании, что:

1. в соответствующих случаях Вы уполномочены передавать такие персональные данные Компании для целей оказания Услуг и получили от каждого соответствующего субъекта данных явное, документально подтверждаемое согласие на включение и использование относящихся к нему персональных данных;
2. в той мере, в какой это необходимо для оказания Услуг, такие персональные данные являются достоверными, полными и актуальными; и
3. либо Вы даёте своё явное согласие и гарантируете наличие явного согласия каждого соответствующего субъекта данных на передачу персональных данных иностранным организациям в целях, указанных в пункте 18, либо соблюдено иное предусмотренное законом основание для такой передачи (например, необходимость передачи для заключения или исполнения договора в интересах субъекта данных).

10. Компания осуществляет обработку персональных данных исключительно в соответствии с применимым законодательством и для следующих целей:

1. рассмотрение Ваших вопросов, запросов, обращений и иных сообщений;
2. оказание Услуг, включая, когда применимо, обеспечение совершения необходимых действий иностранными организациями;
3. привлечение поставщиков и исполнителей для выполнения определённых функций от имени Компании при оказании Услуг, в том числе услуг веб-хостинга, хранения данных, проверки личности, технического сопровождения, логистики, курьерской доставки и иных необходимых функций;
4. обеспечение возможности использования функций нашего веб-сайта по Вашему выбору;
5. направление запрошенных Вами персонализированных маркетинговых сообщений, а также размещение на Ваших устройствах персонализированной рекламы с учётом Ваших интересов согласно приведённым ниже положениям об использовании файлов cookie. Вы вправе отключить файлы cookie в описанном порядке либо отказаться от рассылки, перейдя по соответствующей ссылке;
6. обеспечение безопасности Компании, предотвращение и выявление мошенничества;
7. администрирование деятельности Компании, включая рассмотрение жалоб, устранение технических неполадок веб-сайта, анализ данных, тестирование новых функций, проведение исследований, статистического анализа и опросов;
8. развитие и совершенствование Услуг;
9. соблюдение требований применимого законодательства, в том числе Правил нотариальной практики (Notaries Practice Rules), соответствующих руководств и нормативных предписаний, а также исполнение законных требований судов и регулирующих органов.

Правовыми основаниями обработки персональных данных для указанных целей, как правило, являются:

• необходимость обработки для исполнения договора, заключённого с Вами или иными субъектами данных, в частности для целей, предусмотренных подпунктами (a), (b), (c) и (d);
• Ваше согласие, в частности на обработку для целей, предусмотренных подпунктом (e);
• необходимость обработки для реализации законных интересов Компании либо третьего лица, в частности для целей, предусмотренных подпунктами (a), (b), (c), (f), (g) и (h), включая надлежащее оказание Услуг, обеспечение безопасности Компании и её клиентов и надлежащее ведение деятельности Компании;
• необходимость соблюдения возложенных на нас юридических обязанностей, в частности для целей, предусмотренных подпунктом (i); и
• иные законные основания обработки, применимые в соответствующий период.

Что именно представляют собой файлы cookie?

11. Чтобы собирать информацию, включая персональные данные, как описано в настоящей Политике, мы можем использовать файлы cookie и аналогичные технологии на нашем веб-сайте. Файл cookie — это небольшой фрагмент информации, который направляется Вашему браузеру и хранится на жёстком диске Вашего компьютера, на мобильном телефоне или ином устройстве. Вы можете настроить браузер так, чтобы он уведомлял Вас о получении файла cookie. Это позволяет Вам решить, принимать его или нет. Однако некоторые Услуги, предлагаемые через наш веб-сайт, могут функционировать ненадлежащим образом, если файлы cookie отключены.

12. Файлы cookie могут быть основными файлами cookie или файлами cookie третьих лиц.

• Собственные файлы cookie (first-party) — файлы cookie, которые посещаемый Вами веб-сайт размещает на Вашем устройстве.
• Файлы cookie третьих лиц — файлы cookie, размещаемые на Вашем устройстве через веб-сайт, но третьими лицами, такими как Google.

Файлы cookie, размещаемые на нашем веб-сайте

13. Наш веб-сайт не размещает собственных файлов cookie: никаких аналитических, функционально-производительных, рекламных или относящихся к социальным сетям файлов cookie. Ссылки на наши страницы в Instagram и YouTube ничего не размещают на Вашем устройстве, пока Вы их не откроете. Используются только следующие:

• Ваш выбор в отношении файлов cookie. Когда Вы нажимаете Принять или Отклонить в уведомлении об использовании файлов cookie, Ваш браузер сохраняет этот выбор в локальном хранилище под именем “cw-consent”, чтобы это уведомление не появлялось на каждой странице. Он строго необходим, никогда не направляется нам и остаётся на Вашем устройстве до тех пор, пока Вы не очистите данные браузера.
• Google Maps. На нашей странице контактов отображается карта каждого из наших офисов, предоставляемая Google. Карты загружаются только с Вашего согласия. После их загрузки Google может размещать файлы cookie на Вашем устройстве и получать такую информацию, как Ваш IP-адрес, которую он использует в соответствии со своей собственной политикой конфиденциальности. Это файлы cookie третьих лиц.
• Защита от спама. Наша контактная форма защищена Cloudflare Turnstile, который проверяет сигналы Вашего браузера, чтобы подтвердить, что форму отправляет человек, а не программа. Он обрабатывает только данные, необходимые для этой проверки безопасности, и не читает то, что Вы пишете в форме. Он строго необходим и не требует согласия.

14. Мы не получаем никакой информации от файлов cookie Google Maps и не объединяем информацию файлов cookie с информацией о Вас из других источников.

Согласие на файлы cookie и отказ от них

15. При первом посещении нашего веб-сайта уведомление в нижней части страницы предлагает Вам указать, согласны ли Вы на файлы cookie Google Maps. Нажмите «Принять», чтобы разрешить их использование, или «Отклонить», чтобы отказаться от них. Пока Вы не дадите согласие, файлы cookie Google Maps не размещаются, и на странице контактов вместо каждой карты отображается кнопка «Показать карту» — нажатие на неё считается согласием.

16. Вы можете изменить свой выбор в любое время с помощью ссылки Настройки cookie в нижней части каждой страницы. После отзыва согласия карты больше не загружаются; файлы cookie, уже размещённые Google, остаются на Вашем устройстве до истечения их срока действия или до их удаления Вами в настройках браузера. Для получения дополнительной информации посетите www.allaboutcookies.org.

17. Существуют обстоятельства, при которых Компания может пожелать раскрыть Ваши персональные данные третьим лицам или быть вынуждена это сделать. Эти случаи включают раскрытие:

• нашим дочерним компаниям или ассоциированным офисам;
• нашим поставщикам и поставщикам услуг для содействия оказанию Услуг, включая курьеров, переводчиков, IT-консультантов и агентов по легализации и иной обработке, поставщиков веб-хостинга, партнёров по проверке личности (для проверки Вашей личности по публичным базам данных), консультантов, например в целях защиты безопасности или целостности нашего бизнеса, включая наши базы данных и системы, а также по соображениям непрерывности бизнеса;
• государственным органам для совершения действий, необходимых в связи с Услугами, например Министерству иностранных дел (Foreign Office);
• иностранным организациям для совершения действий, необходимых в связи с Услугами, например посольствам, консульствам и верховным комиссиям;
• профессиональным организациям, осуществляющим определённые публичные, управленческие и архивные функции в отношении нотариальной профессии, например торговым палатам, Обществу нотариусов (The Notaries Society) и Управлению по делам нотариусов (Faculty Office);
• правопреемникам или партнёрским юридическим лицам, на временной или постоянной основе, в целях совместного предприятия, сотрудничества, финансирования, продажи, слияния, реорганизации, изменения организационно-правовой формы, ликвидации или аналогичного события, касающегося Компании. В случае слияния или продажи Ваши персональные данные будут навсегда переданы компании-правопреемнику;
• государственным органам, когда мы обязаны это сделать в силу закона; и
• любому иному третьему лицу, если Вы дали на это своё согласие.

18. Мы можем передавать Ваши персональные данные третьему лицу в страны за пределами страны, в которой они были первоначально собраны, для дальнейшей обработки в соответствии с целями, изложенными выше. В частности, Ваши персональные данные могут передаваться иностранным организациям, таким как иностранные посольства, расположенные в Великобритании или за рубежом. Такие организации будут обрабатывать персональные данные в соответствии с законами, которым они подчиняются, и международными договорами, над которыми Компания не имеет контроля.

19. Если Компания передаёт персональные данные частным организациям за рубежом, таким как субподрядчики, она, как того требует применимое законодательство, обеспечит надлежащую защиту Ваших прав на неприкосновенность частной жизни посредством надлежащих технических, организационных, договорных или иных законных средств. В таких обстоятельствах Вы можете обратиться к нам за копией таких мер защиты.

20. Персональные данные хранятся в течение срока, разумно необходимого для достижения перечисленных выше целей, либо в течение срока, установленного законодательством. В частности, Правила нотариальной практики (Notaries Practice Rules) предусматривают бессрочное хранение нотариальных актов, совершённых в публичной форме. Записи о нотариальных действиях, совершённых не в публичной форме, должны храниться не менее 12 лет. Информацию о конкретных применимых сроках хранения можно получить, обратившись к нам. В целях безопасности и удобства персональные данные могут храниться в зашифрованном виде на удалённых серверах. Кроме того, переписка, копии удостоверений личности, документов, подтверждающих адрес, и иных материалов, необходимых для соблюдения применимых нормативных требований, могут храниться бессрочно.

21. В пределах наших законных интересов и при наличии соответствующего правового основания мы можем бессрочно хранить обезличенные данные, которые больше не позволяют установить Вашу личность, в статистических целях.

22. Компания применяет технические и организационные меры информационной безопасности для предотвращения несанкционированного доступа к Вашим персональным данным.

23. Вместе с тем обращаем Ваше внимание на то, что передача информации через Интернет не может считаться полностью защищённой. Несмотря на принимаемые нами меры по обеспечению безопасности собственных систем, мы не контролируем в полной мере все процессы, связанные, например, с использованием Вами нашего веб-сайта или направлением нам конфиденциальных материалов по электронной почте. В связи с этим мы не можем гарантировать абсолютную безопасность передаваемой через Интернет информации.

24. Субъекты данных обладают рядом прав в отношении своих персональных данных. Дополнительные сведения о правах в области защиты персональных данных размещены на веб-сайте Управления комиссара по информации Великобритании (ICO).

• Право на доступ к персональным данным (Subject Access Request, SAR). Субъект данных вправе запросить в письменной форме копию своих персональных данных. Удовлетворение такого запроса может ограничиваться предусмотренными законом исключениями, а также правами других субъектов данных. Из обращения должно однозначно следовать, что оно представляет собой запрос SAR. В соответствующих случаях может потребоваться подтверждение личности заявителя и внесение предусмотренной платы.
• Право на исправление данных. Субъект данных вправе потребовать исправления неточных или неполных персональных данных.
• Право на отзыв согласия. Субъект данных вправе в любое время отозвать согласие на обработку его персональных данных Компанией, если обработка основана на таком согласии. Отзыв не затрагивает законность обработки, осуществлённой до его получения.
• Право возражать против обработки, включая автоматизированную обработку и профилирование. Компания не принимает решений исключительно автоматизированным способом. Профилирование может осуществляться для административных целей, например для анализа посещаемости веб-сайта, а также для показа адресной рекламы. Компания может привлекать сторонние платформы проверки благонадёжности, формирующие автоматизированные рекомендации в отношении субъектов данных. Мы удовлетворим возражение против обработки, за исключением случаев, когда существуют убедительные законные основания, имеющие преимущественную силу для продолжения обработки, она необходима для предъявления, осуществления или защиты правовых требований либо существует иное правомерное основание для отказа. Обоснованные требования о прекращении маркетинговых рассылок будут удовлетворены.
• Право на удаление данных. Субъект данных вправе потребовать удаления своих персональных данных. Мы удовлетворим такое требование при отсутствии правовых оснований для дальнейшего хранения, в частности обязательств по архивному хранению.
• Право на ограничение обработки. В предусмотренных обстоятельствах субъект данных вправе потребовать ограничения обработки персональных данных. Такое требование удовлетворяется, если отсутствует законное основание продолжать обработку определённым образом, например обязанность, установленная законодательством.
• Право на переносимость данных. В установленных случаях субъект данных вправе получить от контролёра персональных данных копию своих сведений в структурированном, широко используемом машиночитаемом формате, а также потребовать их передачи другому поставщику аналогичных услуг. Если это право применимо к оказываемым нами Услугам, мы выполним соответствующее требование. Передача сведений другому поставщику не предполагает автоматического удаления данных, хранение которых по-прежнему необходимо на законных основаниях.
• Право на обращение с жалобой в надзорный орган. Мы рекомендуем предварительно направлять нам вопросы и жалобы, касающиеся обработки персональных данных. При этом, с учётом изложенного ниже порядка рассмотрения жалоб, каждый субъект данных вправе обратиться непосредственно в надзорный орган Великобритании или другой компетентный надзорный орган.

25. Порядок рассмотрения жалоб

• Мы стремимся обеспечивать надлежащую защиту персональных данных и серьёзно рассматриваем каждую жалобу, связанную с их обработкой. Настоящие положения устанавливают порядок рассмотрения таких обращений.
• Жалобой признаётся любое выражение неудовлетворённости порядком обработки персональных данных, в том числе недостаточным обеспечением их безопасности, несоблюдением прав субъектов данных (например, при рассмотрении запросов на доступ к данным) либо недобросовестной или неправомерной обработкой.
• Для подачи жалобы направьте электронное письмо по адресу anna.wood@castlewoodnotary.com, указав Ваше имя, контактные данные и подробное изложение обстоятельств.
• Мы подтвердим получение Вашей жалобы в течение 30 дней. Жалоба будет рассмотрена нами, а мотивированный ответ по существу будет предоставлен без неоправданной задержки.
• Мы ведём учёт всех жалоб в области защиты персональных данных, включая их предмет и принятые меры, в целях повышения качества оказываемых Услуг.
• Если Вы не удовлетворены нашим ответом, Вы вправе обратиться непосредственно в Управление комиссара по информации Великобритании (Information Commissioner’s Office, ICO): Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF.